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本系统把案卷按特性分为十二种类别，支持案卷的分类保存，根据案卷的种别和保存位置，为每件案卷建立唯一的标识码进行电子档案化管理，并用射频电子标签（EPC）进行识别和区分。案卷被从案卷保管室调出及归还时，监控系统能自动以非接触方式对案卷上的射频电子标签进行扫描并启动网络摄像机抓拍记录，没有办理调出手续或取错案卷的情况，系统能通过声讯报警进行提醒。通过选配的手持盘库机，结合相应的盘库软件，几千上万件案卷可以在十几分钟之内完成盘点工作。系统的网络化功能，提供了案卷分类统计分析，为领导和上级主管部门更好地监督和指导案卷管理工作提供了准确的数据和高效的平台。
功能模块
★信息提醒
需用户审批的的案卷操作请求记录的查看；逾期未还的案卷信息提醒；保存期超期案卷信息提醒；案卷存放情况数据统计提醒；
★案卷管理
完成从案卷出登记、入库到出库、移交、销毁、遗失等全流程的案卷管理。保存所有交接证据和记录。
系统允许将暂放在案卷暂存区的案卷纳入管理，待将案卷正式入库时，指定存储位置，进行入库即可。
案卷流转追溯 可根据各类查询条件对案卷进行快速索引，查看案卷详细信息，存放情况等；对案卷所有历史操作记录和流转记录进行追溯。
案件管理 完成案件管理功能，包含案件的添加、修改、删除以及详细信息查看，自定编码功能，快速索引,自动归档案件相关音视频。
★统计报表
对在库案卷定时进行盘点导出到文档进行保存备案；对单位所有在库、出库等所有状态的案卷进行统计，图形化分析输出；
对所有案卷历史出入情况进行统计，报表输出；
对存储设备使用情况进行统计，报表输出；
★权限及审批管理
对系统用户进行管理，分配用户登录名和用户信息；对用户进行权限分配和管理；支持多单位数据管理和下属部门案卷分别独立管理；
对各类案卷出库和操作进行审批流程设置，可以根据案卷重要性对案卷进行分级控制，自定义审批流程；
操作记录追溯 快速查询相关人员历史经手的所有案卷信息列表、时间、案卷状态等；随时追溯案卷及人员在某时间段的历史操作记录；
★手持式盘库接口
手持盘库系统接口，可随时导出案卷在库表到手持盘库设备使用手持机盘库系统进行手持式快速盘库（需外配手持盘库系统）。实时显示盘点盘亏数据信息及图片，方便迅速进行二次盘点和案卷核对；
★远程案卷管理
公安内网授权用户可随时根据权限查询本单位案卷信息、案卷状态、案件信息、案件及相关图片信息；根据授权，远程对案卷出入库和处理申请进行审批，添加审批意见；
远程案卷追溯 根据授权实时查询案卷历史流转记录信息和追溯案卷历史活动轨迹。实时了解本单位的案卷存储情况和状态，各类案卷在库和出库数量统计信息；各案卷出入库及历史处理操作记录；